Notionから乗り換え！おすすめ代替タスク管理ツール5選【使いやすさ徹底比較】

Notionをしばらく使っていると、「便利なんだけど、タスク管理はちょっとやりづらい…」と感じる瞬間はありませんか？

たとえば、データベースを作り込んだはずなのに、いざ実務で使うと“どのビューを見ればいいのかわからない”ことが増えたり、ページが増えすぎて情報が埋もれてしまったり。

そんな経験、意外と多いんですよね。

正直なところ、Notionは万能に見えます。

でも、万能だからこそ“管理方法を工夫しないと破綻しやすい”という難しさがあります。

私自身、タスクとWikiが混在して混乱したことが何度もありました。「この情報どこに書いたっけ？」と探し回る時間が増えると、ちょっとストレスになりますよね。

もしここまで読んで「それ…わかる」と感じたなら、今が乗り換えを検討する良いタイミングかもしれません。

今回は、Notionでは補いきれない部分を埋めてくれる“タスク管理に強いツール”を5つ紹介します。

Notionに“モヤッ”としやすいポイント

タスク管理を本気でやろうとすると設定が複雑になる

Notionはデータベースを組めば強力ですが、その分「最初の設計」に手間がかかります。

シンプルなチェックリストなら良いのですが、プロジェクト管理を本格的にやろうとすると、ビュー設定やプロパティ管理が増え、気づけば「触るのが怖い状態」になることもあります。

作り込みすぎて、逆に誰も触らなくなる…そんな悲しいパターンも珍しくありません。

Wikiとタスクが同じ場所にあることで“混ざる”

Notionは「何でも置ける」便利さがありますが、何でも置けるからこそ分類が曖昧になりやすいんですよね。

タスク管理ページの下に長文メモ、さらにその下にリンク集…気づくと情報が雪だるま式に増えてしまいます。

私も一度、会議中に必要なタスクがどこにあるかわからず、ページ内をスクロールしまくったことがあります。

正直、焦りました。

大人数での運用が難しい

“ページ構造を理解できる人”が限られるため、チーム全員でうまく使いこなすのは意外とハードルが高いです。

「どのテンプレ使えばいいの？」「どこに追加すればいい？」と質問が増えると、それだけで運用が崩れてしまいます。

タスクの優先度・依存関係が見にくい

Notionでも管理できなくはありません。

でも、専用ツールに比べると視認性が弱く、特に複雑なプロジェクトでは“1枚で全体を把握したい”というニーズに応えきれない場面が増えます。

Notionから乗り換えを検討すべきタイミング

タスクの抜け漏れが増えてきたとき

「終わっていると思っていたタスクが実は残っていた」という状況が増えたら要注意です。

ビューが多すぎるとどれを基準に判断すればいいのか分からなくなるため、漏れやすくなります。

共有ではなく“管理”がメインになってきたとき

Notionは情報共有や整理に向いていますが、“管理”を重視すると限界が見えがちです。

特に複数人で同時にタスクを進める場合、タスク特化ツールの方が圧倒的にラクです。

チーム全体の操作理解に差が出てきたとき

Notionを理解できる人・できない人の差が大きくなると、同じ運用ルールでも再現できない状態になります。

こうなると、誰かが“Notion職人”として管理し続ける必要が出てきてしまいます。

Notionの代わりに選ぶべきタスク管理ツールの条件

複数ビュー（カンバン・ガント・リスト）の切り替えが簡単

人によって見やすい形式は異なります。プロジェクトが複雑になるほど、複数の見せ方が選べる方が圧倒的に便利です。

タスクの優先度・依存関係がサッと把握できる

“次に何をやればいいか”がひと目で分かるUIは、特に忙しいチームで効果を発揮します。

情報整理ではなく“タスク管理に最適化された構造”

Notionは自由度が高い反面、タスク管理の構造を自分で組む必要があります。

専用ツールはその部分が最初から整っているので、運用負荷が少なく済みます。

チーム全員が直感的に操作できる

新メンバーが入ったときに“説明なしで理解できる”かどうかは、想像以上に大事です。

ここが弱いツールは、定着率が落ちやすくなります。

Notionから乗り換えにおすすめのタスク管理ツール5選

pitboard｜最小限の操作で“今日やること”がわかるツール

pitboardは、複雑な設定が不要で、タスクの整理がとてもラクなツールです。

Notionのように「ビュー設定で迷う」ことがなく、必要な情報だけがすっきり見えるのが特徴です。

• ガントチャートレスで頭が軽くなる
• PM兼務ポジションでも扱いやすい
• プロジェクト切り替えが速い
• 操作説明がほぼいらない

実際、忙しい時期でも「今日は何から取り掛かろう？」と迷わずに済むのがありがたい、という声もあります。

Asana｜視認性と使いやすさのバランスが優秀

色分けされたステータスやタイムラインがわかりやすく、プロジェクト横断で進捗を確認しやすいので、複数案件を抱えるチーム向きです。

ClickUp｜Notionの“多機能さ”が好きな人に合う

ビューの多さ、テンプレート、自動化など、とにかく機能が多いツール。Notionで高度な運用をしていた人には相性が良いです。

Backlog｜国産で“課題管理＋Wiki”が扱える

ITチームはもちろん、社内プロジェクトにも向いています。NotionのWiki機能が好きだったチームにも移行しやすい設計です。

Microsoft Planner（もしくはTeamsタスク）

既にMicrosoft 365を利用している場合は、連携がスムーズで導入コストも低い選択肢になります。

シンプルさを求めるチームには十分な場合があります。

主要ツール5選の比較表

Notionからスムーズに移行するコツ

まずは“タスクに必要な情報だけ”抽出する

Notionに長年貯まりがちな文章やメモは、移行する必要がないケースも多いです。

タスク管理に最低限必要な要素だけ移せば、驚くほど軽くなります。

全社導入ではなく、1チームから始める

最初から全員で使うと混乱しやすいです。

5人以下のチームで試すと、運用ルールが固まりやすく定着率が上がります。

新ツールのルールは“2つだけ”に絞る

• 毎日1回はタスクを開く
• ステータスだけは更新する

この2つが守られるだけで、運用は驚くほど安定します。

Notionを卒業して、もっとラクに管理できる環境へ

Notionは本当に優秀なツールですが、タスク管理に全振りしたいチームにとっては少し“遊び要素”が多いと感じることがあります。

もし今、「もっとスッキリ管理したい」「チーム全体で迷わず使えるツールが欲しい」と思っているなら、今回紹介したツールのどれかはきっと役に立ちます。

ツールの乗り換えは勇気がいるように見えて、実は大きな改善のチャンスです。

あなたのチームが、今より少しでも楽に働けるようになるお手伝いができれば嬉しいです。